Aannames zijn gevaarlijk!

De titel van dit stuk is een vrije en wat nettere vertaling van een Amerikaanse uitspraak, maar ook in het Nederlands zegt dit veel.

Hoe vaak laat jij je leiden door gegevens uit tweede hand. Hoe vaak neem jij beslissingen gebaseerd op eerdere ervaringen in andere situaties? Of wordt een beslissing gebaseerd op de mening van die vertrouwde collega? Allemaal hele menselijke situaties.

Wat mij binnen vele bedrijfsvoeringen frequent verbaast is het feit dat maar weinig mensen de gehele keten van bedrijfsvoering kennen. Dus op de vraag: ”Wat gebeurt er voor of na de acties die jij uitvoert binnen jouw functie?“ Kunnen maar weinig mensen volledig antwoord geven. Noem dit gemakshalve maar beroepsdeformatie!

Ik heb voor alle functies die ik heb mogen bekleden altijd willen weten wat er voor én na mij gebeurd in de bedrijfskolom. En dan bedoel ik niet een stap, nee de gehele keten.

Het voordeel dat dit mij altijd heeft opgeleverd is het feit dat ik inzicht had in de producten of diensten van het bedrijf, het bedrijfsproces en de hiaten in deze onderdelen. Hierdoor kon ik anticiperen op zaken en sneller achterhalen waar er dingen fout gingen.

Een ander interessant iets is hoe weinig kritische vragen er gesteld worden tijdens inwerktrajecten. Vaak wordt er klakkeloos uitgevoerd wat iemand is verteld tijdens het inwerktraject of wat in een werkbeschrijving staat. Deze werkbeschrijving zou natuurlijk altijd bijgewerkt moeten zijn oftewel, mijn opmerking zou niet terecht mogen zijn, nou ja, dat mogen wij aannemen. Maar hoe zat dat ook alweer met aannames……?

Mijn ervaring leert dat heel veel werkprocessen, vastgelegd of verbaal overgebracht, niet meer van toepassing zijn. En toch worden deze werkinstructies nog steeds klakkeloos uitgevoerd.

Hierdoor wordt er dus heel veel tijd besteed aan zaken die geen waarde (meer) toevoegen. Zo is er het voorbeeld van een afdeling waar de werkinstructies niet bijgewerkt waren en zeker de helft van de tijd verspild werd aan het achterhalen van de laatste versie, stand van zaken etc. Hier zit direct een enorme kostenbesparing in door niet uit te gaan van zaken, geen aannames te doen, maar te borgen dat werkprocessen vastgelegd en bijgewerkt zijn.  In lean termen is dit pure “waste” en leidt dit tot herwerk en weeffouten.

Een andere aanname die mij duidelijk is geworden tijdens een studie die ik gevolgd heb is het volgende. De perceptie die mensen binnen bedrijven hebben van hun eigen product of dienst. Vaak wordt een product of dienst gepercipieerd als uniek of valt deze in een niche. Dit terwijl de klant dit product of deze dienst als niet bijzonder ervaart.

Voorbeeld:

Een onderneming die een hoogkwalitatief gereedschap stuk fabriceerde dat generaties lang mee zou gaan stelde dat hun gereedschap door deze eigenschappen een unieke waarde op de markt had. Terwijl ons onderzoek juist uitwees dat de doelgroep behoefte had aan de functie van dit gereedschap stuk en niet aan de levensduur. Minder hoogwaardige gereedschap stukken deed dus hetzelfde alleen voor lagere kosten.

In de tussentijd is er binnen deze fabrikant jarenlang gehandeld vanuit de aanname dat hun product andere eigenschappen had dan de potentiële klant zocht.

Door een kritische grondhouding aan te nemen ten opzichte van alles wat jou verteld wordt heb jij directe invloed op het resultaat en voeg jij waarde toe! Neem actie wanneer jij zaken tegenkomt die onduidelijk zijn of duidelijk geen toegevoegde waarden meer hebben. Als iedereen dit doet wordt de wereld steeds een klein beetje efficiënter.

Pluk dit laaghangend fruit vandaag nog, het is zo makkelijk. Begin met de vraag te stellen binnen jouw functie gebied: “Waarom doen wij dit zo” En de rest volgt vanzelf. Blijf voor jezelf denken en verifieer.

“Stay young, stay foolish” – Steve Jobs